Organização - Técnica das pastas vazias

A postagem abaixo foi tirada na integra do Blog Memorização, que por sinal recomendo a visita diária.

Muitos podem ser perguntar: mas afinal, qual a relação entre memória, aprendizagem e organização? A resposta é simples: a falta de organização é um dos principais inimigos da memória e da aprendizagem. Nesse artigo, aprenderemos como organizar seus documentos, provas, exercícios e todo o tipo de papel que possa se encontrar perdido em sua casa.

O motivo de utilizarem-se pastas vazias é simples: muitas vezes, você perde algum documento importante simplesmente por não possuir maneiras de categorizá-lo.

Assim, ao criarmos as pastas vazias, praticamente esgotamos todas as possibilidades de surgirem documentos ou papéis importantes, mas não tipificados.

Do lado de fora de seu arquivo, coloque um indice das pastas de seu arquivo, constituido apenas da codificação númerica. Por conseguinte, será necessário que você tenha um índice descritivo para identificar cada pasta. Ainda que a essa técnica seja destinada à empresas, nada impede que você a utilize para organizar sua casa ou seus estudos. Veja a seguir as diversas variações dessa técnica, para cada um dos contextos.

Empresas costumam possuir muito mais papel e documentos que sua casa. No entanto, nada impede que você utilize da técnica das pastas vazias para organizar adequadamente seu lar. Devido ao fato de o contexto doméstico não possuir tantos papéis e documentos como uma empresa, pequenas pastas de folhas de plástico servirão para ajudá-lo nessa empreitada. Veja a seguir algumas possibilidades de tipos de pastas de plástico.

• 1 - Pessoal. Nessa pasta, deverão ser colocados todos os documentos referentes aos membros da família, tais como certidões diversas, certificado de dispensa militar, certificados de cursos, dentre outros. Se necessário, não se esqueça de criar uma subseção para cada membro da família.

• 2 – Provas antigas. Nessa pasta, você deverá arquivar todas as provas antigas de seus filhos. Desse modo, caso necessite delas mais tarde, você conseguirá acessá-las rapidamente. Lembre-se: provas antigas são uma excelente fonte de exercícios de revisão para a vida escolar de seus filhos. Além disso, elas permitem que se reavalie os tópicos em que seus filhos tiveram dificuldade anteriormente. Caso você seja um concurseiro, crie uma subseção para cada banca organizadora de provas de concursos públicos ou uma subseção para cada tipo de cargo.

• 3 – Resumos e esquemas. Caso você seja estudante, defina uma pasta para armazenas seus resumos e esquemas. Caso necessite, crie uma pasta para cada matéria.

• 4 – Contas a pagar. Separe todas as contas a serem pagas e as coloque nessa pasta. Caso possua um número muito grande de contas a serem pagas, talvez seja interessante criar uma subseção referente ao mês do vencimento de cada uma delas. Assim, ficará mais fácil que você identifique o dia de pagamento de cada uma delas.

• 5 – Contas pagas da casa. Nessa pasta, deverão se encontrar os recibos de todas as contas pagas referentes aos custos fixos de sua casa (contas de água, luz, telefone, internet, IPTU...). Se necessário, não se esqueça de criar uma subseção para cada um desses tipos de contas.

• 6 – Notas fiscais e certificados de garantia de produtos. Esse é o local para se armazenas todas as notas fiscais e certificados de garantias de produtos. Essa pasta pode ser subdividida por período de tempo (uma subseção para cada ano) ou por tipo (uma subseção para eletrodomésticos, outra para eletrônicos, dentre outros).

• 7 – Saúde Familiar. Nessa pasta, coloque todos os exames médicos e cartões de vacinação de todos os membros de sua família.

• 8 – Manuais de eletro-eletrônicos. Quantas vezes você não perdeu um tempo precioso tentando adivinhar a maneira como se programa o videocassete? Criando uma pasta para guardar os manuais, esse problema jamais acontecerá novamente.

• 9 – Material emprestado e material devolvido. Provavelmente, você já passou pela situação de lembrar-se de que emprestou o livro a alguém, mas não faz idéia quem. Nessa pasta, você incluirá um relatório de empréstimo de objetos. Nesse relatório você incluirá o objeto emprestado, a data do empréstimo e o nome da pessoa a quem você emprestou. Essa é a única maneira infalível de emprestar-se livros e nenhum deles sumir.

• 10 – Recebimentos. Muitas pessoas costumam de maneira autônoma: professores de aula particular, revendedores autônomos, coaches, consultores... Nesses casos, é importante que você tenha uma pasta especialmente dedicada à organização de seus recebimentos.

• 11 - Setor jurídico. Os controles relativos aos problemas judiciais nos quais sua família está envolvida: cópias de petições, intimações ou alvarás deverão ser colocados nessa pasta. Caso sua família esteja envolvida em diversos tipos de problemas judiciais, crie uma subseção para cada um desses tipos.

• 12 – Cursos livres. Muitas famílias possuem membros de realizam diversos cursos livres: idiomas, pintura, música... Essa é a pasta adequada para guardar todos os possíveis documentos (folhas de exercícios, provas, dentre outros) originárias desses cursos.

• 13 – Parceiros. Aqui devem ser guardados os papéis, documentos e emails concernentes às propostas comerciais, parcerias, representações, etc. Não se esqueça de criar uma subpasta nessa seção para arquivar os cartões de visitas de seus parceiros ou futuros parceiros. Posteriormente, daremos algumas dicas específicas para a organização dos cartões de seus parceiros.

Acima foi demonstrada, a titulo de exemplo, uma maneira de se arquivar documentos. Caso necessário, insira novos tipos de pastas, conforme mostrar-se necessário para a sistematização de seu acervo.

Créditos: Blog Memorização, 

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